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Stiefkind Dokumentation?
Wer erfolgreich am Markt operieren will, muß seine Unternehmenskommunikation pflegen. Wir meinen: Dies ist keine Domäne von Marketing und PR. Auch die Technische Dokumentation ist ein wichtiger Informationsträger im Kommunikationsmix.
Technische Produkte unterschiedlicher Anbieter gleichen sich in ihren Leistungsmerkmalen zunehmend. Deshalb wird die Dokumentation zu einer wichtigen qualitativen Zusatzleistung. Im Vergleich zu gleichartig guten Produkten mit schlechterer Dokumentation entstehen Wettbewerbsvorteile, da der Kunde in der Summe ein besseres Angebot erhält. Qualitativ hochwertige Manuals, Produkt- und Systembeschreibungen schaffen Kundenzufriedenheit und entlasten Hotline wie Kundendienst.
Auch in der internen Kommunikation ist die Dokumentationsabteilung ein wichtiger Partner. Sie ist eine zentrale Informationsquelle für andere Abteilungen des Unternehmens und kann diese mit technischem Know-how unterstützen, z.B. beim Entwurf von Werbetexten und Konzepten für Verkaufsförderung und PR. Einige Beispiele, welche Informationen die Dokumentationsabteilung für unterschiedliche Zielgruppen bereitstellt:
- Für Kunden und Interessenten:
Produktinformationen, Demoversionen, Datenblätter, Bedienungsanleitungen, Manuals, Handbücher. - Für Vertragshändler und Lieferanten:
Bestellkataloge, Ersatzteillisten, Projektierungsunterlagen. - Für Mitarbeiter im Außen- und Kundendienst:
Anleitungen zur Installation, Inbetriebnahme, Wartung und Reparatur. - Für Mitarbeiter der Public Relations und des Marketing:
Interne Unterlagen über technische Funktionen der Produkte. - Für Mitarbeiter aus dem Support:
Entwicklungs- und Konstruktionsunterlagen, Ergebnisse aus Kundenbefragungen.
Die Publikationsvielfalt verdeutlicht die Schnittstellenfunktion der Dokumentationsabteilung. Diese Funktion wird verbessert, wenn die verschiedenen Informationen und Publikationen über interne und externe Netze verteilt und zugleich die kommunikativen Aktivitäten des Unternehmens insgesamt gebündelt werden können.
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