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Online-Dokumentation via Internet
Insbesondere die Technische Dokumentation produziert Informationen für heterogene Zwecke und Adressaten. Die Schwierigkeit dabei ist, jede Zielgruppe individuell und umfassend mit dem notwendigen Wissen zu versorgen. Hier ist das Vernetzen von Publikationen aus mehreren Abteilungen besonders vorteihaft, da Informationen in übergeordneten Zusammenhängen zur Verfügung gestellt werden können.
- Sie nutzen Software-Standards, die für heterogene Rechnerumgebungen entwickelt wurden
- Da das Internet auf plattformübergreifenden Standards aufsetzt, können HTML-Dokumentationen auf die verschiedensten Rechnersysteme geladen werden. Sie müssen daher keine Differenzierung im Hinblick auf die Ausgabesysteme Ihrer Zielgruppen vornehmen. Diesem Aspekt tragen immer mehr Hersteller von Publishing-Systemen Rechnung und integrieren Software-Features, die HTML-basierte Dokumenterstellung oder HTML-Export erlauben.
- Sie vernetzen Dokumentationsinhalte
- Mit einem Web-Server bevorraten Sie Publikationen für verschiedene Zielgruppen (Entwicklung, Kundendienst, Vertrieb etc.) auf einer gemeinsamen technischen Grundlage und können diese miteinander zu verknüpfen. Dadurch entsteht für jede einzelne Publikation ein informationeller Mehrwert. Vernetzte Informationen erhöhen die Chance, daß der Anwender / Leser der Dokumentation einen höheren Nutzen aus den Inhalten ziehen kann. Zusätzlich optimiert dieses Vorgehen die Arbeitsweise Ihrer Dokumentationsabteilung. Technische Unterlagen können gezielt modular aufgebaut werden. In vielen Fällen wird es nicht mehr notwendig sein, gleiche Inhalte in mehreren Publikationen zu beschreiben.
- Sie verbessern den Informationsfluß zwischen Ihrer Dokumentationsabteilung und externen Mitarbeitern
- Ihren Vertriebspartnern und Mitarbeitern im Außen- bzw. Kundendienst stellen Sie interne Dokumentation für unterschiedlichste Zwecke zur Verfügung: Anleitungen zur Installation, Inbetriebnahme, Reparatur und Wartung von technischen Anlagen, Schulungsunterlagen, Systembeschreibungen, Datenblätter usw. Von der Informationsqualität dieser Unterlagen hängt die Effektivität der Arbeit Ihrer Mitarbeiter ab. Wenn Sie diesen Gruppen einen Kommunikationskanal zu Ihrer Dokumentationsabteilung über das Internet aufbauen, erhalten Technischen Redakteure und Produktmanager nützliche Daten aus dem Feld. Langfristig verbessern Sie damit die Ergebnisse Ihrer Dokumentationsfachleute.
- Sie optimieren den internen Arbeitsablauf
- Das Vernetzen von Information verringert die Gefahr der Desinformation zwischen den einzelnen Abteilungen. Indem Sie Marketing, Werbung, PR und Dokumentation ein Medium zur gemeinsamen Nutzung anbieten, erhalten alle Mitarbeiter einen Überblick über die gesamte Informationslinie der Firma und erzielen Konsistenz im Kommunikationsoutput.
- Sie präsentieren ein homogenes Kommunikationskonzept
- Die Abteilungen Public Relations, Marketing und Dokumentation können das Internet als gemeinsames Trägermedium zur Information Ihrer Zielgruppen nutzen. Mit Ihrer Firmen-Homepage sprechen Sie dann Interessenten wie auch Mitarbeiter und Partner an. Sie informieren allgemein über Ihr Unternehmen, stellen Ihre Produktpalette vor, können für Ihre Marktforschung Umfragen durchführen, Ihren Support erweitern, Demoversionen anbieten usw.
- Sie verbessern Ihr Gesamtangebot
- Auf der Suche nach geeigneten Produkten und technischen Lösungen benötigen Interessenten gut aufbereitete, aussagekräftige Informationen. Dokumentation, die Kaufargumente integriert und den Interessenten beim Bestimmen von Produktanforderungen unterstützt, ist eine hervorragende Informationsquelle. Indem Sie eine Schnittstelle zwischen den Informationsangeboten Ihrer Marketing- und Ihrer Dokumentationsabteilung schaffen, heben Sie sich mit Ihrem Gesamtangebot aus der Masse der Anbieter ab. Dies sollten Sie als Vorteil für Ihre Verkaufsstrategie nutzen.
Diese Informationstransparenz birgt selbstverständlich auch Risiken. Sicherheitsaspekte müssen entsprechend berücksichtigt werden, damit die vollständige Kontrolle über den Zugriff auf Dokumente gewährt bleibt.
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